Ada banyak tantangan yang harus dihadapi oleh sebuah perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur dan perdagangan. Termasuk diantaranya adalah menentukan jumlah pesanan yang pas kepada supplier supaya tetap bisa memenuhi permintaan konsumen, tetapi juga tidak terlalu membebani biaya penyimpanan dan pengelolaan bahan baku.
Salah satu rumus yang digunakan untuk membantu perusahaan mengatasi hal ini adalah rumus economic order quantity (EOQ). Pahami apa itu EOQ dan bagaimana penerapannya dengan membaca artikel berikut ini:
Pengertian Economic Order Quantity (EOQ)
Economic order of quantity adalah rumus yang digunakan untuk menghitung jumlah pemesanan bahan baku atau barang dagang yang harus dibeli oleh perusahaan dalam satu kali waktu supaya perusahaan tersebut bisa menghemat biaya.
Rumus ini pertama kali diperkenalkan oleh Ford W. Harris pada tahun 1913 dan terus berevolusi sepanjang tahun. Manajer perusahaan Anda juga dapat secara bebas memodifikasi rumus ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam EOQ, biaya untuk memesan barang, mengelola permintaan dari konsumen dan biaya untuk mengelola persediaan barang dagang dianggap konstan (tidak berubah).
Rumus ini penting bagi efisiensi sebuah perusahaan. Sebab, perusahaan yang dapat bekerja dengan efisien tentunya dapat memenuhi permintaan pasar, sambil tetap menjaga jumlah persediaan barang dagang tetap minim (tidak menumpuk di gudang).
Umumnya, apabila manajer purchasing membeli bahan baku (raw materials) dalam jumlah kecil tapi sering, nilai EOQ-nya akan meningkat. Sebaliknya, pembelian raw materials dalam jumlah besar dengan tanpa perhitungan yang matang juga akan membuat biaya penyimpanan faktor produksi ini semakin besar. Oleh sebab itu, seorang manager purchasing diminta untuk menguasai rumus ini.
Rumus Economic Order Quantity (EOQ)
Rumus Economic Order Quantity (EOQ) cukup sederhana, yaitu:
EOQ unit = akar kuadrat dari: [2SD] / H
S = Biaya pemesanan barang dagang, termasuk penanganan, pengiriman dan lain sebagainya.
D = Jumlah barang yang diminta/ ditawarkan dalam satu periode tertentu.
H = Biaya penyimpanan barang dagang per tahun.
Cara Menghitung Economic Order Quantity (EOQ)
1. Ketahui jumlah penjualan tahunan
Langkah pertama untuk menghitung EOQ adalah dengan mengetahui nilai barang dagang yang terjual setiap tahunnya. Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan target peningkatan penjualan yang diinginkan perusahaan untuk tahun ini. Kedua hal ini penting untuk mengetahui nilai variabel D.
2. Ketahui harga bahan baku per unit
Harga bahan baku tentunya akan berubah seiring dengan berjalannya waktu karena adanya inflasi. Oleh sebab itu, nilai harga bahan baku per unit tidak bisa hanya diisi menggunakan asumsi. Tanyakan kepada supplier Anda berapa nominal harga raw materials terbaru termasuk diskon untuk pelanggan tetap.
3. Ketahui biaya pengiriman barang
Biaya pengiriman barang ini termasuk dengan rata-rata gaji sopir dan representatives, biaya perbaikan kendaraan dan lain sebagainya. Jika Anda memasok faktor produksi ini secara online menggunakan marketplace tentu hal ini akan lebih mudah mengingat data ongkos kirim akan terus terekam di aplikasi Anda.
4. Ketahui biaya penyimpanan barang
Biaya penyimpanan barang ini termasuk biaya karyawan, biaya sewa gudang dan biaya langganan aplikasi pengelolaan gudang (jika ada). Hal ini penting, sebab bahan baku yang keluar masuk perusahaan tentunya harus disimpan dalam sebuah gudang yang layak dan dikelola dengan baik.
Contoh EOQ
Manajer purchasing CV. Cahaya Terang Jaya pada tahun ini menargetkan jumlah produksi sebesar 200.000 unit. Untuk memenuhi target tersebut, diperkirakan jumlah raw materials yang diperlukan mencapai 350.000 unit. Jika harga bahan baku per unit Rp10.000, biaya pemesanan mulai dari biaya angkut, supir dan lain-lain Rp15.000 per unit, dan biaya penyimpanan barang mencapai 20% dari harga bahan baku tersebut, maka berapa nilai EOQ CV. Cahaya Terang Jaya?
EOQ unit = akar kuadrat dari: [2SD] / H
EOQ unit = akar kuadrat dari: (2 * 15.000*350.000)/(20%*10.000)
EOQ unit = 2.291 unit
Ini artinya, dalam setiap pembelian bahan baku, perusahaan minimal harus membeli 2.291 unit bahan. Oleh karena itu, apabila dalam satu tahun perusahaan memerlukan 350.000 unit raw materials, maka CV. Cahaya Terang Jaya harus melakukan pembelian sebanyak kurang lebih 153 kali pembelian atau membeli bahan baku setiap 2 sampai 3 hari sekali.
Manfaat Menghitung EOQ
1. Menekan biaya penyimpanan
Penyimpanan barang dagang dan bahan baku tentu harus dilakukan dengan sebaik mungkin supaya barang dagang dan bahan baku tersebut awet. Akibatnya, biaya penyimpanan bahan baku bisa sangat besar, khususnya apabila Anda harus menyewa gudang. Oleh sebab itu, EOQ digunakan supaya penggunaan gudang tersebut efektif untuk kepentingan perusahaan.
2. Meminimalisir risiko kekurangan stok barang
Rumus ini memungkinkan Anda untuk mengetahui harus seberapa sering Anda berbelanja bahan baku supaya tetap bisa memenuhi kebutuhan pasar. Dengan demikian, perusahaan Anda tidak akan kehabisan stok jika permintaan dari pelanggan sedang ramai.
3. Meminimalisir sampah
Bahan baku yang tidak terpakai akibat terlalu lama disimpan di gudang nantinya akan menjadi sampah. Khususnya apabila bahan tersebut memiliki sifat tidak awet. Bagi perusahaan, sampah ini tentu akan merugikan sebab masuk ke dalam sunk cost atau biaya untuk membeli sumber daya tapi ternyata sumber daya tersebut tidak bisa diputar kembali menjadi pendapatan.
Hal ini belum termasuk biaya pembuangan dan pengelolaan sampah, sehingga tidak merugikan masyarakat atau karyawan. Dengan adanya EOQ ini, manajer purchasing dapat menentukan seberapa banyak bahan baku harus dibeli dan seberapa sering harus membelinya, sehingga tidak ada sampah yang menumpuk di gudang.
Kekurangan EOQ
Konsep ini berpegang pada asumsi bahwa permintaan dari pelanggan, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan barang bersifat tetap. Padahal di dunia nyata hal ini seringkali tidak berlaku. Pertama, permintaan dari pelanggan bisa berfluktuasi tergantung musim.
Kedua, biaya pemesanan bisa berubah-ubah sesuai dengan harga bahan baku (termasuk retur, diskon, rabat dan lain sebagainya), dan tergantung kondisi area distribusi. Pada tingkat tertentu, biaya penyimpanan juga bisa berubah karena biaya seperti, listrik, lembur karyawan dan lain sebagainya.Namun terlepas dari beberapa kekurangan tersebut, konsep economic order of quantity adalah konsep dasar yang harus dikuasai oleh manajer pembelian sebuah perusahaan supaya bisa menentukan jumlah dan frekuensi pembelian bahan baku dengan baik, sehingga kinerja perusahaan bisa lebih efektif.
