Contoh Laporan Kas Kecil Perusahaan dan Cara Membuatnya

Dalam kegiatan operasinya sehari-hari, perusahaan tentu sering mengeluarkan uang kas dalam nominal kecil. Misalnya, untuk membeli bahan habis pakai (BHP) yang sudah habis atau mengganti (reimburse) biaya transportasi karyawan. 

Sedikit demi sedikit, lama-lama akan menjadi bukit. Jumlah pengeluaran dengan nominal kecil tersebut tentu akan semakin besar jika sering dilakukan. Oleh sebab itu, perlu adanya laporan keuangan yang khusus untuk mencatat pengeluaran dalam jumlah kecil ini. Laporan untuk pengeluaran dalam jumlah kecil ini disebut dengan laporan kas kecil atau petty cash report. Simak apa itu  petty cash report dan bagaimana cara membuatnya dengan membaca artikel berikut ini:

Pengertian Kas Kecil

Kas kecil (petty cash) adalah sejumlah kecil uang tunai  (cash flow) milik perusahaan yang digunakan untuk membiayai berbagai kebutuhan sehari-hari perusahaan yang bernilai kecil, seperti membeli alat tulis kantor atau melakukan reimbursement. Seringkali, uang tunai dalam jumlah kecil ini disimpan di laci meja akuntan divisi terkait, sehingga ketika divisi tersebut membutuhkannya secara mendadak, kas kecil ini bisa digunakan dengan cepat. 

Meskipun nominalnya kecil, namun pengeluaran yang diambil dari kas kecil ini juga harus dicatat di laporan keuangan, sehingga dibutuhkan catatan keuangan yang komprehensif untuk mencatat pengeluaran untuk berbagai keperluan ini dan membutuhkan rekonsiliasi dengan jadwal teratur untuk memastikan kalau uang tunai ini digunakan sebagaimana mestinya. 

Nominal petty cash untuk setiap perusahaan atau bahkan divisi berbeda-beda tergantung dengan kebutuhan masing-masing. Seringkali, perusahaan juga menerapkan aturan yang ketat untuk mengontrol keluar masuknya uang ini, mulai dari apa saja keperluan yang bisa dibiayai dengan uang tersebut, hingga siapa individu yang berhak untuk mengatur keluar masuknya uang tersebut di setiap divisi. 

Individu yang mengatur petty cash untuk setiap divisi bertugas untuk menerima uang dari akuntan, memberikan dana yang diperlukan kepada staf yang bersangkutan, menerima nota pembelanjaan dan mencatat semua aktivitas terkait kas kecil tersebut di buku khusus. Dengan mekanisme seperti ini, petty cash yang dimiliki perusahaan atau divisi tidak bisa sembarangan digunakan.

Manfaat Kas Kecil

Adanya petty cash di perusahaan atau setiap divisi memiliki beberapa manfaat. Di antaranya adalah:

1. Mempercepat proses operasi. Dengan adanya kas dalam jumlah kecil ini, staff yang membutuhkan dana secara mendadak tidak perlu pergi ke divisi keuangan perusahaan, sehingga proses operasi menjadi lebih cepat. 
2. Mempercepat ketersediaan bahan habis pakai (BHP) perusahaan. Barang habis pakai, seperti alat tulis kantor, seringkali cepat habis dan tidak terduga, sehingga dibutuhkan dana kas cepat untuk membeli kebutuhan-kebutuhan kecil namun penting ini. 
3. Menyediakan metode pembayaran yang praktis untuk keperluan bernilai kecil. Tentu tidak akan efektif rasanya apabila untuk pengeluaran kurang dari 100.000 karyawan Anda harus meminta dari divisi keuangan. Adanya petty cash di setiap divisi akan memudahkan karyawan untuk membayar berbagai kebutuhan kantor yang bernilai kecil seperti di atas. 

Cara Membuat Laporan Kas Kecil

1. Menentukan jenis pengeluaran 

Langkah pertama untuk menyusun laporan kas kecil adalah dengan menentukan jenis pengeluaran apa saja yang bisa dibiayai menggunakan uang ini. Hal ini penting untuk memastikan kalau uang tersebut tidak digunakan untuk kebutuhan lain yang tidak sesuai dengan operasional perusahaan. 

2. Menentukan bukti yang diperlukan

Saat menggunakan uang dari petty cash, tim akuntan per divisi harus memastikan kalau staff yang menggunakan uang tersebut memberikan bukti kas kecil yang dibutuhkan, seperti nota, invoice, faktur dan lain sebagainya. Dokumen-dokumen tersebut nantinya dapat dijadikan sebagai bukti yang sah saat proses rekonsiliasi. 

3. Jadwal rekonsiliasi

Seperti yang telah disinggung di atas bahwasanya rekonsiliasi laporan kas kecil dibutuhkan untuk memastikan bahwa uang tersebut digunakan sebagaimana mestinya. Rekonsiliasi ini sebaiknya dilakukan secara rutin, sehingga akuntan perusahaan dapat mengetahui secara pasti nominal  petty cash yang dibutuhkan oleh masing-masing divisi. Begitupun sebaliknya, dengan jadwal rekonsiliasi rutin, staff di divisi terkait juga bisa diawasi, sehingga tidak menggunakan petty cash tersebut untuk kebutuhan pribadi. 

4. Menentukan metode pembukuan

Setidaknya terdapat dua cara untuk membukukan petty cash. Cara yang pertama adalah dengan metode tetap atau imprest fund method, sedangkan cara yang kedua adalah fluctuating fund method atau metode tidak tetap.

Pada cara yang pertama, jumlah uang yang ada dalam kas kecil tidak berubah selama periode waktu tertentu. Hal ini dalam arti, setiap pengeluaran yang menggunakan uang ini tidak serta merta langsung dicatat dan akuntan hanya akan mengumpulkan bukti penggunaannya saja. 

Pada cara yang kedua, setiap pengeluaran pada  petty cash akan segera dicatat oleh akuntan. Pengeluaran kas kecil di sisi kredit, sementara penambahannya di bagian kanan. Untuk mengetahui perbedaan di antara keduanya, Anda bisa melihat contoh di bawah ini:

Contoh Laporan Kas Kecil Perusahaan

Misalnya, PT. Randublatung Jaya Sakti memberikan petty cash kepada divisi penjualannya sebesar Rp350,000 untuk minggu pertama Bulan April. Oleh admin keuangan divisi tersebut, uang ini digunakan untuk mengganti transport karyawan sebesar Rp175,000, membeli ATK baru yang sudah habis Rp35,000, dan membayar tagihan listrik bulanan Rp 100,000. Berikut ini petty cash report divisi penjualan PT. Randublatung Jaya Sakti pada minggu pertama Bulan April:

1. Metode tetap

Tanggal	Keterangan	Debit	Kredit	Saldo
1 April	Pembentukan Kas Kecil	350.000		350.000
1 April	Bayar listrik bulanan		100.000
2 April	Beli ATK		35.000
7 April	Reimburse bensin karyawan		175.000
Total		350.000	310.000	40.000

2. Metode tidak tetap

Jika Anda menggunakan metode kedua, maka pastikan bahwasanya total antara bagian kredit dan debit seimbang (balance). Sebab dengan metode pembukuan double entry seperti pada metode kedua ini, kesalahan pembukuan bisa dideteksi apabila ada ketidak cocokan antara bagian debit dan kredit. 

Kesalahan pembukuan petty cash memang bisa terjadi, namun Anda harus memastikan bahwa kesalahan tersebut masih berupa kesalahan-kesalahan minor yang bisa diperbaiki dan tidak berdampak signifikan terhadap keuangan perusahaan, sebab sedikit demi sedikit lama-lama akan menjadi bukit. Kesalahan-kesalahan kecil yang dibiarkan begitu saja bisa berlarut-larut dan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.