Tidak dapat dipungkiri bahwasanya saat ini banyak sekali transaksi bisnis yang menggunakan jasa perbankan sebagai perantara pembayaran, entah itu menggunakan transfer, virtual account atau QRIS. Transaksi menggunakan jasa bank ini membuat perusahaan bisa menjangkau konsumen dalam jangkauan yang lebih luas dengan aman.
Sebab, setiap transaksi pembayaran dan pembelian melalui bank tidak hanya tercatat dalam database perusahaan, tetapi juga tercatat dalam database lembaga keuangan tersebut. Masalahnya adalah, kadang terjadi ketidakcocokan antara data keuangan yang ada di dalam database perusahaan dan bank. Kalau hal ini terjadi pada perusahaan Anda, maka yang perlu Anda lakukan adalah rekonsiliasi bank.
Pengertian Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan data keuangan yang ada di dalam database perusahaan dengan data keuangan perusahaan Anda yang tercatat di bank. Apabila ada ketidakcocokan, dan ketidak cocokan tersebut didukung dengan bukti yang valid, maka akuntan perusahaan Anda wajib untuk melakukan penyesuaian.
Karena penting, khususnya untuk perusahaan yang memiliki jumlah transaksi banyak, proses ini umumnya dilakukan secara periodik, entah itu seminggu sekali atau sebulan sekali. Dengan demikian data keuangan perusahaan Anda akan dicek dua kali baik itu oleh bank maupun oleh akuntan perusahaan.
Meskipun proses ini tampak ribet, namun Anda tidak perlu khawatir. Sebab, saat ini banyak aplikasi akuntansi yang sudah dilengkapi dengan fitur rekonsiliasi bank otomatis, Jadi, akuntan perusahaan Anda tidak perlu memeriksa data-data tersebut satu per satu, begitu pula staff yang ada di lembaga keuangan tersebut.
Tujuan Rekonsiliasi Bank
Proses rekonsiliasi bank memiliki beberapa tujuan. Diantaranya adalah:
- Mengetahui selisih pencatatan dana yang keluar masuk antara data perusahaan dan data bank.
- Mengetahui penyebab adanya selisih tersebut. Apabila selisih disebabkan oleh adanya biaya administrasi atau biaya lain dari bank, maka akuntan perlu melakukan penyesuaian. Begitu pula apabila ada kesalahan saat memasukkan data baik oleh pihak bank maupun perusahaan.
- Apabila ternyata selisih tersebut diakibatkan oleh fraud, tentunya pihak perusahaan wajib menyelidiki.
- Proses ini juga bermanfaat untuk melakukan pengecekan ulang aset perusahaan. Hal ini untuk memastikan kalau tidak ada kesalahan saat memasukkan data atau penyelewengan.
Komponen Rekonsiliasi Bank
Terdapat beberapa komponen dalam rekonsiliasi bank yang harus Anda perhatikan. Beberapa komponen tersebut adalah:
1. Deposit in transit
Komponen yang satu ini bisa terjadi apabila uang sudah diterima dan dicatat oleh perusahaan, namun belum dicatat oleh bank. Akibatnya, data setoran dana tidak muncul di database lembaga keuangan tersebut. Biasanya, hal ini terjadi karena bank terlambat mendapatkan data pengiriman uang terkait atau data pengiriman uang tersebut masih memiliki status tertunda.
2. Outstanding check
Komponen lain yang bisa menyebabkan perbedaan data antara perusahaan dan bank adalah adanya outstanding check. Outstanding check adalah cek yang sudah diterbitkan oleh perusahaan untuk seseorang atau perusahaan lain, namun belum dicairkan oleh penerima cek tersebut. Akibatnya, perusahaan sudah mencatat adanya pengeluaran, namun bank belum mencatat data tersebut.
3. Non sufficient fund check
Selain karena belum dicairkan, data penerbitan sebuah cek oleh perusahaan juga tidak akan dicatat oleh bank apabila dana yang tersisa di rekening perusahaan tersebut lebih kecil alias tidak mencukupi jumlah dana yang seharusnya dibayarkan di cek. Meskipun demikian, biasanya lembaga ini akan tetap menerbitkan nota debit walaupun ada catatan dishonoured atau tidak jujur di dalamnya.
Selain oleh beberapa komponen di atas, perbedaan nominal antara buku besar perusahaan dan data di bank bisa juga disebabkan oleh adanya piutang wesel, biaya administrasi, pendapatan atau pengeluaran bunga dan kesalahan pencatatan.
Langkah-Langkah Rekonsiliasi Bank
Berikut ini beberapa langkah proses rekonsiliasi bank:
1. Bank mengirimkan rekening koran
Bank akan mengirimkan rekening koran yang berisi saldo uang perusahaan di bank pada awal dan akhir bulan beserta rincian transaksinya. Patut dicurigai apabila nominal saldo pada awal dan akhir bulan tetap sama, sebab pastinya ada potongan untuk biaya administrasi dan potongan lainnya dari bank.
2. Membandingkan rekening koran dan buku besar
Langkah yang kedua adalah akuntan perusahaan Anda harus melakukan verifikasi transaksi dengan membandingkan data transaksi yang ada di rekening koran dengan buku besar (general ledger) perusahaan.
3. Catat transaksi yang dilakukan oleh bank
Setelah menemukan perbedaannya, akuntan wajib mencatat beberapa transaksi yang dilakukan oleh bank. Transaksi ini biasanya berupa biaya administrasi, biaya layanan dan bunga (baik itu bunga simpanan atau pinjaman), sehingga mudah dilacak.
4. Telusuri transaksi yang masih dalam proses
Apabila masih ada selisih antara saldo di bank dengan catatan di buku besar setelah Anda mendaftar segala transaksi yang umumnya dilakukan oleh bank, maka bisa jadi selisih tersebut diakibatkan oleh adanya transaksi yang masih dalam proses, seperti deposit in transit dan outstanding check.
Jika memang masih ada kedua transaksi ini, pastikan Anda menghubungi pihak-pihak yang terkait dengan transaksi tersebut dan mengumpulkan dokumen-dokumen yang diperlukan, seperti faktur, invoice dan lain sebagainya.
5. Buat lembar kerja rekonsiliasi bank
Tahap selanjutnya adalah membuat lembar kerja yang berisi data-data keuangan yang membuat catatan di buku besar perusahaan Anda berbeda dengan catatan yang dimiliki oleh bank. Sama seperti proses pembukuan lainnya, data keuangan dalam lembar kerja ini juga dicatat dengan cara dual entry, satu di kolom debit dan satu di kolom kredit untuk setiap transaksi.
Oleh sebab itu, jika total nilai di kolom debit dan kredit masih ada selisih, maka Anda perlu masuk ke tahap yang terakhir. Sebaliknya, jika nominalnya sudah sama, maka boleh dikatakan kalau proses rekonsiliasi bank sudah selesai.
6. Pemeriksaan ulang
Tahap ini terjadi kalau masih ada selisih antara debit dan kredit di lembar kerja pada tahap ke-5 di atas. Cek kembali catatan di buku besar Anda dan pastikan kalau tidak ada yang terlewat.
Contoh Rekonsiliasi Bank
PT. Ringin Jaya Santosa tercatat memiliki saldo rekening bank di buku besar sebesar Rp180.000 pada akhir bulan Januari 2023. Namun, menurut catatan bank, saldo perusahaan tersebut adalah Rp150.000. Setelah ditelusuri, ternyata:
- Ada biaya administrasi sebesar Rp7.000 yang belum dicatat oleh perusahaan karena nota debitnya belum sampai.
- Terdapat cek senilai Rp10.000 yang sudah dicairkan oleh perusahaan mitra bernama PT. Rizki Maju, namun belum dicatat oleh bank.
- Terdapat kesalahan pencatatan nominal cek yang seharusnya Rp20.000 menjadi Rp7.000, sehingga ada Rp13.000 yang belum dicatat perusahaan.
Dengan data tersebut, maka lembar kerja rekonsiliasi bank PT. Ringin Jaya Santosa adalah:
| PT. Ringin Jaya Santosa Laporan Rekonsiliasi Bank Januari 2023 | ||
| Saldo menurut bank | 150.000 | |
| Ditambah | ||
| Koreksi kesalahan bank | 10.000 | |
| Saldo yang benar | 160.000 | |
| Saldo menurut perusahaan | 180.000 | |
| Dikurangi | ||
| Biaya administrasi | 7.000 | |
| Kesalahan pencatatan | 13.000 | |
| Saldo yang benar | 160.000 |
